Sobre a vaga
A Secretária / Auxiliar Administrativa da Santosclín atua na linha de frente do atendimento, acolhendo pacientes, organizando agendas e apoiando o time clínico e de operações para que a experiência na clínica seja sempre organizada, humanizada e acolhedora.
Missão do cargo
Garantir a excelência no atendimento ao paciente, organizando agendas e processos administrativos, oferecendo suporte ao time clínico e mantendo o ambiente acolhedor e organizado na Santosclín.
Principais responsabilidades
Atendimento e comunicação
- Atender pacientes e interessados pelo WhatsApp, telefone e presencialmente.
- Responder mensagens e ligações com clareza, cordialidade e postura profissional.
- Esclarecer dúvidas básicas sobre serviços, valores médios e funcionamento da clínica.
- Dar andamento aos pacientes que já passaram pelo fechamento de vendas com o Closer.
- Enviar mensagens de aniversário aos pacientes, conforme calendário da clínica.
Gestão de agenda e organização
- Gerenciar as agendas dos psicólogos (marcar, remarcar e desmarcar consultas).
- Reorganizar horários em casos de cancelamentos, faltas e imprevistos.
- Acompanhar a chegada e saída de pacientes, garantindo acolhimento na recepção.
- Manter a recepção organizada, limpa e visualmente acolhedora.
Suporte administrativo
- Realizar cadastros, registros e atualizações no sistema interno/CRM da clínica.
- Acompanhar pagamentos e confirmar recebimentos quando necessário.
- Apoiar o Head de Operações na organização da unidade e no cumprimento dos processos internos.
- Zelar pelo sigilo das informações administrativas e pessoais dos pacientes.
Requisitos
- Ensino médio completo (superior em andamento em áreas administrativas será diferencial).
- Experiência com atendimento ao público (presencial, telefone ou WhatsApp).
- Conhecimento básico em ferramentas digitais (WhatsApp Business, Google Agenda, planilhas).
- Boa comunicação verbal e escrita.
- Organização, disciplina e atenção a detalhes.
Diferenciais
- Experiência prévia em clínicas, consultórios ou serviços de saúde.
- Conhecimento em CRM e sistemas de agendamento.
- Cursos de atendimento ao cliente, secretariado ou áreas afins.
- Perfil acolhedor, empático e paciente no trato com o público.
Competências comportamentais
Buscamos alguém simpático(a), organizado(a) e responsável, que goste de lidar com pessoas, mantenha a calma em situações de estresse e ajude a tornar a experiência do paciente mais leve e acolhedora.
Principais indicadores (KPIs)
Alguns dos indicadores que acompanharemos juntos ao longo do tempo:
- Tempo médio de resposta no WhatsApp e telefone.
- Organização e ocupação das agendas dos profissionais.
- Índice de comparecimento às consultas (redução de faltas e cancelamentos).
- Feedback de pacientes sobre atendimento e recepção.
- Atualização correta de cadastros e registros no sistema.
